Lebenszyklus-Richtlinien helfen Ihnen, unnötigen Ballast durch alte, ungenutzte Teams und Spaces zu beseitigen.
Sie ermöglichen es Ihnen, automatische Archivierungs- und Löschverfahren einzuführen, die die Zeit einsparen, die sonst für die manuelle Team-Verwaltung aufgewendet werden müsste.
Sie können festlegen, wie viele Tage ein bestimmter Lebenszyklus dauert, wann Sie darüber benachrichtigt werden und wann der Space tatsächlich gelöscht wird.
Richten wir gemeinsam einen Lebenszyklus ein, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie diese Funktion in der Praxis funktioniert.
🔀 Lebenszyklus-Ablauf
Eine Lebenszyklus-Richtlinie archiviert Teams automatisch, nachdem die von Ihnen angegebene Anzahl von Tagen verstrichen ist (bis zu 712 Tage).
Die Anzahl der Tage kann basierend auf einem Festen Datum oder der Aktivität berechnet werden:
Festes Datum – Zählt die Anzahl der Tage ab dem Team-Erstellungsdatum oder einem Kalender-Metadatenfeld.
Aktivität – Beginnt mit dem Zählen der Tage, sobald das Team nicht mehr aktiv ist (keine Beiträge, keine Reaktionen, keine Anrufe usw.).
💡 Um Ihre Lebenszyklen auf Aktivität zu basieren, müssen Sie die Funktion „Verdeckte Daten in Berichten" in Ihrem Microsoft 365-Konto deaktivieren.
Da diese Aktion möglicherweise gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens verstößt, wenden Sie sich bitte vor der Deaktivierung an die zuständige Datenschutzbehörde in Ihrer Organisation.
Sobald das Team das Ende seines Lebenszyklus erreicht, erhält der Administrator eine Benachrichtigung mit der Möglichkeit, die Frist zu verlängern – vorausgesetzt, die entsprechende Einstellung wurde während der Einrichtung aktiviert.
Selbst wenn der Administrator die Benachrichtigung übersieht, kann er archivierte Spaces reaktivieren.
Sie können mit der automatischen Löschung sogar noch weiter gehen; in den meisten Anwendungsfällen reicht jedoch die einfache Archivierung des Spaces aus und bietet Ihnen die Möglichkeit, ihn bei Bedarf wiederherzustellen.
⚙️ Einrichtung
Navigieren Sie zu Einstellungen > Lebenszyklusverwaltung im Teams Manager und klicken Sie auf + Lebenszyklus hinzufügen.
Geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihren Lebenszyklus an.
Erwägen Sie, den Schalter Verlängerung möglich zu aktivieren, um die Möglichkeit zu haben, den Lebenszyklus zu verlängern, wenn ein Team kurz vor der Archivierung steht, und klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Archivierung zu gelangen.
Wählen Sie den gewünschten Berechnungstyp und legen Sie den Archivierungszeitraum fest. Erwägen Sie, den Schalter SharePoint-Website als schreibgeschützt festlegen zu aktivieren, wenn Sie die Bearbeitung von SharePoint-Inhalten deaktivieren möchten, sobald das entsprechende Team archiviert wurde.
Der Abschnitt Löschung ermöglicht es Ihnen, das Aufräumen auf die nächste Stufe zu heben und die Teams nach der Archivierung tatsächlich zu löschen.
Löschung erfolgt immer eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Archivierung, und Sie können sie entweder auf das Archivierungsdatum oder ein Zahlenfeld stützen:
• Archivierungsdatum – Ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage bis zur Löschung mit einem herkömmlichen Schieberegler festzulegen.
• Zahlenfeld – Ermöglicht es Ihnen, den Wert eines Zahlenfeldes als Anzahl der verbleibenden Tage bis zur Löschung zu verwenden.
❗Beachten Sie, dass das Nicht-Reagieren auf die Bestätigungsbenachrichtigung für Teams, die gelöscht werden sollen, bedeutet, dass diese dauerhaft aus Ihrem Konto entfernt werden und nicht wiederherstellbar sind.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich der Risiken eines Datenverlusts vollständig bewusst sind, bevor Sie die automatische Löschung aktivieren.
6. Sobald Sie Ihren Lebenszyklus fertig eingerichtet haben, klicken Sie einfach auf Erstellen.
7. Das bloße Erstellen eines Lebenszyklus wendet ihn noch nicht auf Vorlagen an. Um den Lebenszyklus zu aktivieren, müssen Sie eine Richtlinienausführung erstellen.
👣 Nächste Schritte
Nachdem Sie Ihren Lebenszyklus erstellt haben, können Sie ihn über Richtlinien aktivieren oder mit der Einrichtung von Genehmigungsprozessen beginnen.
Wir empfehlen, hier zu beginnen:
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