Lebenszyklus-Richtlinien helfen Ihnen, unnötigen Ballast zu beseitigen, der von alten, ungenutzten Teams und Spaces übrig geblieben ist.

Sie ermöglichen es Ihnen, automatische Archivierungs- und Löschverfahren einzuführen, die die Zeit freisetzen, die sonst für die manuelle Team-Verwaltung aufgewendet werden müsste.

Sie können festlegen, wie viele Tage ein bestimmter Lebenszyklus dauert, wann Sie darüber benachrichtigt werden und wann der Space tatsächlich gelöscht wird.

Lassen Sie uns gemeinsam einen Lebenszyklus einrichten, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie diese Funktion in der Praxis funktioniert.

🔀 Lebenszyklus-Ablauf

Eine Lebenszyklus-Richtlinie archiviert Teams automatisch, nachdem die von Ihnen festgelegte Anzahl von Tagen vergangen ist (bis zu 712 Tage).

Die Anzahl der Tage kann basierend auf einem festen Datum oder der Aktivität berechnet werden:

Festes Datum - Zählt die Anzahl der Tage ab dem Team-Erstellungsdatum oder einem Kalender-Metadatenfeld.

Aktivität - Beginnt mit der Zählung der Tage, sobald das Team nicht mehr aktiv ist (keine Beiträge, keine Reaktionen, keine Anrufe usw.).

💡Um Ihre Lebenszyklen auf Aktivität basieren zu können, müssen Sie die

Funktion „Verborgene Daten in Berichten" in Ihrem Microsoft 365-Konto deaktivieren.

Da diese Aktion möglicherweise gegen Ihre Unternehmensrichtlinie verstößt, konsultieren Sie bitte

die zuständige Datenschutzbehörde innerhalb Ihrer Organisation, bevor

Sie sie deaktivieren.

Sobald das Team das Ende seines Lebenszyklus erreicht, erhält der Administrator eine Benachrichtigung mit der Option, die Frist zu verlängern, sofern die entsprechende Einstellung bei der Einrichtung aktiviert ist.

Selbst wenn der Administrator die Benachrichtigung übersieht, kann er archivierte Spaces reaktivieren.

Sie können mit der automatischen Löschung noch weiter gehen; in den meisten Anwendungsfällen reicht es jedoch aus, den Space einfach zu archivieren, und Sie behalten die Möglichkeit, ihn bei Bedarf wiederherzustellen.

⚙️ Einrichtung

Navigieren Sie zu Einstellungen > Lebenszyklus-Verwaltung im Teams Manager und klicken Sie auf + Lebenszyklus hinzufügen, um zu beginnen.
Geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihren Lebenszyklus an.
Erwägen Sie, den Schalter Verlängerung möglich zu aktivieren, um die Möglichkeit zu haben, den Lebenszyklus zu verlängern, wenn ein Team kurz vor der Archivierung steht, und klicken Sie auf Weiter, um zum Abschnitt Archivierung zu gelangen.
Wählen Sie den gewünschten Berechnungstyp und legen Sie den Archivierungszeitplan fest. Erwägen Sie, den Schalter SharePoint-Website als schreibgeschützt festlegen zu aktivieren, wenn Sie die Bearbeitung von SharePoint-Inhalten deaktivieren möchten, sobald das entsprechende Team archiviert wurde.
Der Abschnitt Löschung ermöglicht es Ihnen, die Aufräumarbeiten auf die nächste Stufe zu heben und die Teams nach der Archivierung tatsächlich zu löschen.

Die Löschung erfolgt immer eine festgelegte Anzahl von Tagen nach der Archivierung, und Sie können sie entweder auf dem Archivierungsdatum oder einem Zahlenfeld basieren:

• Archivierungsdatum - Ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage bis zur Löschung mit
einem traditionellen Schieberegler festzulegen.

• Zahlenfeld - Ermöglicht es Ihnen, den Wert eines Zahlenfeldes als die
Anzahl der verbleibenden Tage bis zur Löschung zu verwenden.

❗Beachten Sie, dass das Nichtbeantworten der Bestätigungsbenachrichtigung für

Teams, die gelöscht werden sollen, bedeutet, dass sie dauerhaft

aus Ihrem Konto entfernt werden und nicht wiederherstellbar sind.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich der Risiken eines Datenverlusts voll

bewusst sind, bevor Sie die automatische Löschung aktivieren.

6. Sobald Sie die Einrichtung Ihres Lebenszyklus abgeschlossen haben, klicken Sie einfach auf Erstellen, um ihn abzuschließen.

7. Das bloße Erstellen eines Lebenszyklus wendet ihn nicht auf Vorlagen an. Um

den Lebenszyklus zu aktivieren, müssen Sie eine Richtlinienausführung erstellen.

📱 Inhaltstyp-Interaktionen

Lebenszyklen funktionieren bei verschiedenen M365-Inhaltstypen unterschiedlich.

(MS Teams-) Teams - Volle Funktionalität - Können Lebenszyklus-Ablaufbenachrichtigungen erhalten und automatisch archiviert/gelöscht werden. Es ist auch der einzige Inhaltstyp, der aktivitätsbasierte Lebenszyklen unterstützt.

SharePoint-Website - Kann Lebenszyklus-Ablaufbenachrichtigungen erhalten, kann aber nicht archiviert werden. Es gibt eine Option, die die Archivierung nachahmt, indem die Seite auf den schreibgeschützten Modus gesetzt wird. Es ist auch möglich, die Seite nach vollständigem Ablauf des Lebenszyklus automatisch zu löschen.

Kommunikationswebsite - Unterstützt keine Lebenszyklus-Funktionalität.

Moderne Website ohne Gruppe - Unterstützt keine Lebenszyklus-Funktionalität.

Viva Engage - Kann Lebenszyklus-Ablaufbenachrichtigungen erhalten, kann aber nicht archiviert werden. Es ist auch möglich, die Seite nach vollständigem Ablauf des Lebenszyklus automatisch zu löschen.

Planner - Kann Lebenszyklus-Ablaufbenachrichtigungen erhalten, kann aber nicht archiviert werden. Es ist auch möglich, die Seite nach vollständigem Ablauf des Lebenszyklus automatisch zu löschen.