Das Admin-Dashboard vereint alle Teams und Spaces in Ihrem Tenant in einem einzigen, übersichtlichen Layout und kategorisiert sie anhand verschiedener Parameter.
Sie können aktive, inaktive und nicht verwaltete Spaces, den Lebenszyklus-Fortschritt, Aktivitätsdiagramme und Ihre Governance-Bewertung sowie viele weitere Governance-Metriken innerhalb von Sekunden einsehen, sodass Sie sich auf das große Ganze konzentrieren können, anstatt sich unnötig durch Menüs zu arbeiten.
Lassen Sie uns einige wichtige Dashboard-Funktionen durchgehen, um besser zu verstehen, wie es in der Praxis funktioniert.
Was bedeutet der Begriff „Space"?
Ein Space ist jeder digitale Arbeitsbereich jedes Inhaltstyps, der von Teams Manager verwaltet werden kann, einschließlich Teams, SharePoint-Websites, Viva Engage-Communities, SP-Kommunikationswebsites, Moderne SharePoint-Websites und Planner.
📈 Dashboard
Das Dashboard selbst kann aufgerufen werden, indem Sie zum Tab Teams navigieren und oben rechts im Teams Manager die Admin-Ansicht auswählen.
Sobald Sie sich auf dem Dashboard befinden, sehen Sie die Gesamtzahl der Spaces für den ausgewählten Tab, ein Aktivitätsdiagramm und eine vollständige Liste aller im Tab enthaltenen Spaces.
Sie können auch Ihre Governance-Übersicht in der oberen linken Ecke einsehen, um Ihre Verwaltungseffizienz zu bewerten.
Tab-Übersicht:
Live – Teams, in denen in den letzten 30 Tagen mindestens eine Nachricht gepostet oder eine Besprechung/ein Anruf abgehalten wurde, einschließlich aller Spaces, die ihr Ablauf-/Archivierungsdatum noch nicht erreicht haben.
Teams ohne Benutzeraktivität – Inaktive Teams, in denen in den letzten 30 Tagen weder eine Nachricht gepostet noch eine Besprechung/ein Anruf abgehalten wurde. Andere Spaces werden hier nicht angezeigt.
Archiviert/Abgelaufen – Spaces, die vom Benutzer oder der entsprechenden Lebenszyklusrichtlinie archiviert wurden, einschließlich abgelaufener Spaces (z. B. SharePoint). Diese Spaces behalten ihren Chatverlauf und ihre Dateien, aber Mitglieder können keine neuen Nachrichten mehr senden oder Besprechungen abhalten.
Öffentlich – Spaces (alle Inhaltstypen mit zugehörigen Gruppen), die für alle Mitarbeiter in der Organisation sichtbar sind. Jeder Mitarbeiter kann einem öffentlichen Space beitreten, um Unterhaltungen einzusehen oder auf Dateien zuzugreifen.
Große Spaces – Teams und Spaces mit mehr als 50 Mitgliedern (relevant für alle Inhaltstypen).
Mit Gästen – Teams und Spaces (alle Inhaltstypen mit zugehörigen Gruppen), die Benutzer von außerhalb der Organisation umfassen, denen Zugang für Zusammenarbeitszwecke gewährt wurde. Die Nachverfolgung von Spaces mit Gästen kann helfen, Risiken der Datenexposition zu identifizieren.
Ohne (genügend) Besitzer – Teams und Spaces (alle Inhaltstypen mit zugehörigen Gruppen) ohne (genügend) Besitzer. Sie verfügen nicht über eine ausreichende Anzahl von Personen, die für Einstellungen, Mitgliedschaft und Datenverwaltung verantwortlich sind.
Ohne Benutzer – Teams und Spaces ohne Benutzer (alle Inhaltstypen mit zugehörigen Gruppen), die leer sind und keinen aktiven Zweck erfüllen. Dies können neu erstellte Spaces sein, die aufgegeben wurden, oder Spaces, aus denen im Laufe der Zeit alle Mitglieder ausgetreten sind.
Nicht verwaltet – Teams, die nicht von Teams Manager verwaltet werden. Daher werden Governance-Richtlinien für diese nicht durchgesetzt.
Bei aktivitätsbasierten Lebenszyklen zeigt der Fortschrittsbalken die Anzahl der verbleibenden Tage bis zur Archivierung an. Diese Zahl wird jedes Mal zurückgesetzt, wenn eine Aktivität (außer Dateiaktivität) im Space durchgeführt wird. (Aktivitätsberichte werden alle 2–3 Tage aktualisiert. Keine Sorge also, wenn die Aktivität nicht sofort angezeigt wird.)
Für jeden Tab gibt es ein praktisches Aktivitätsdiagramm, mit dem Sie die Anzahl der Teams in jedem Tab leicht visualisieren und die entsprechenden Wachstumsmuster analysieren können:
📇 Spaces
Jeder Dashboard-Tab zeigt eine Liste aller darin enthaltenen Spaces an. Je nach dem betreffenden Tab ändern sich die angezeigten Elemente und zusätzlichen Optionen.
Beispielsweise zeigt der Tab Live-Spaces einen Lebenszyklus-Fortschrittsbalken an, der Ihnen hilft einzuschätzen, wie bald bestimmte Spaces archiviert/abgelaufen sein werden.
Sie können auch auf das Symbol ⋯ neben jedem Space klicken, um eine Liste zusätzlicher Aktionen anzuzeigen. In unserem Fall haben wir die Möglichkeit, Mitglieder und Besitzer zu verwalten, den Lebenszyklus zu verlängern, den Gastzugang festzulegen und das Team zu löschen.
💡Beachten Sie, dass verschiedene Arten von Spaces unterschiedliche Optionen und integrierte Widgets haben. Z. B. haben archivierte Spaces nur die Option, sie wiederherzustellen.
📄 Space-Profilseite
Wenn Sie auf einen bestimmten Space klicken, gelangen Sie zum entsprechenden Profil, in dem Sie alle zugehörigen Informationen an einem praktischen Ort einsehen können. Von der Lebenszyklus-Verwaltung und Metadaten-Feldern bis hin zu Benutzern und Speicher kann hier alles einfach verwaltet werden.
Abschnittsübersicht:
Name und Eigenschaften – Enthält den Teamnamen, Typ, Sichtbarkeit, Erstellungs- und Ablaufdatum, Vorlage, Space-Link und Lebenszyklus (falls zutreffend).
Metadaten – Zeigt alle Metadaten-Felder an, die der Vorlage zugeordnet sind, auf der der Space basiert, komplett mit den entsprechenden Antworten.
Benutzer und Zugriff – Zeigt eine Aufschlüsselung aller dem Space zugeordneten Benutzer. Sie können Administratoren, Besitzer und Mitglieder separat einsehen und deren Verteilung vollständig visualisieren.
Speichernutzung – Zeigt die Gesamtgröße und Anzahl der im Space vorhandenen Dateien an und gibt Ihnen eine detaillierte Aufschlüsselung, welche Dateitypen den meisten Speicherplatz belegen.
Freigegebene Links – Zeigt eine Aufschlüsselung der freigegebenen Links im gesamten Space. Hier können Sie das Verhältnis von internen und externen Links visualisieren.
Verlauf – Ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Ereignisse im Zusammenhang mit dem Space einzusehen, einschließlich Namens-, Lebenszyklus- und Mitgliedschaftsänderungen.
💡Bestimmte Aktionen benötigen möglicherweise einige Minuten zur Synchronisierung aufgrund von API-Antwortzeitbeschränkungen. Keine Sorge also, wenn die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nicht sofort auf dem Dashboard oder dem Space-Profil angezeigt werden.
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