Teams Manager erweitert Ihre administrativen Möglichkeiten erheblich und gibt Ihnen die Fähigkeit, Vorlagen, Namenskonventionen, Lebenszyklen, Richtlinien und Genehmigungen zu implementieren und zu steuern – um nur einige zu nennen.

Sobald Sie vollständig auf den Teams Manager-Workflow umgestellt haben, müssen alle Ihre Mitarbeiter Team-Erstellungsanfragen auf Basis von zuvor erstellten Vorlagen einreichen.

Diese Team-Erstellungsbedingungen können mit weiteren Governance-Komponenten angepasst werden, um eine wirklich effektive Kommunikationsinfrastruktur zu schaffen – mit durchdachten Namen, Laufzeiten und Regeln.

Lassen Sie uns einige der wichtigsten Governance-Komponenten durchgehen, um besser zu verstehen, wie sie alle zusammenwirken.

Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Vorbedingungen für die Struktur aller innerhalb Ihrer Organisation erstellten Teams festzulegen. Sie können angeben, welche Kanäle, Mitglieder und Widgets standardmäßig enthalten sein sollen, und diese im Nachhinein einfach verwalten.

Wenn ein Benutzer ein neues Team erstellt, ist er auf die Auswahl der von Ihnen erstellten Vorlagen beschränkt. Dies stellt sicher, dass alle zukünftigen Teams Ihrer definierten Struktur folgen.

Sie können Ihren Vorlagen auch verschiedene Metadatenfelder hinzufügen. Diese Felder werden von den Benutzern bei der Team-Anfrage ausgefüllt und helfen Ihnen, nützliche Informationen zu sammeln.

Metadaten können sogar an bestimmte Governance-Richtlinien geknüpft werden. Beispielsweise kann ein Kalenderfeld „Startdatum" als Grundlage für eine Lebenszyklus-Richtlinie verwendet werden, die das Team automatisch archiviert, sobald ein bestimmtes Datum erreicht ist.

Insgesamt eignen sich Vorlagen hervorragend, um strenge Governance-Standards umzusetzen und diese im gesamten Tenant durchzusetzen.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Vorlagen und deren Anwendung

Namenskonventionen ermöglichen es Ihnen, die Team-Benennung in Ihrer gesamten Organisation vollständig zu kontrollieren, indem Sie jedem Team, das auf einer bestimmten Vorlage basiert, Präfixe und Suffixe hinzufügen.

Sie können zufällige Teamnamen, die zwar bei ihren ursprünglichen Erstellern Anklang finden, aber für ein professionelles Umfeld nicht geeignet sind, leicht beseitigen und stattdessen eine strukturierte, zielgerichtete Alternative anbieten.

Sie eignen sich hervorragend, wenn Sie standardmäßig zusätzliche Informationen zu Teamnamen hinzufügen möchten. Sie können Benutzern sogar untersagen, eigene Team-Namen festzulegen, und die von Ihnen implementierte Namenskonvention erzwingen.

Beispielsweise können Sie bestimmten Teams ein „P_"-Präfix hinzufügen, um zu kennzeichnen, dass es sich um ein Projekt handelt, oder Sie können automatisch Informationen aus Metadatenfeldern und Attributen übernehmen.

Insgesamt sind Namenskonventionen eine großartige Möglichkeit, Ihren Kommunikationsbereich zu standardisieren und die Team-Navigation zu vereinfachen.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Namenskonventionen und deren Anwendung

Lebenszyklus-Richtlinien helfen Ihnen, unnötigen Ballast durch alte, ungenutzte Teams und Spaces zu beseitigen. Sie ermöglichen es Ihnen, automatische Archivierungs- und Löschverfahren einzuführen, die die Zeit einsparen, die sonst für die manuelle Team-Verwaltung aufgewendet werden müsste.

Sie können festlegen, wie viele Tage ein bestimmter Lebenszyklus dauert, wann Sie darüber benachrichtigt werden und wann der Space tatsächlich gelöscht wird.

Löschung ermöglicht es Ihnen, das Aufräumen auf die nächste Stufe zu heben und die Teams nach der Archivierung tatsächlich zu löschen. Da die Archivierung jedoch für die meisten Workflows ausreicht und gelöschte Teams und Spaces nicht wiederhergestellt werden können, empfehlen wir, bei dieser Funktion Vorsicht walten zu lassen.

Insgesamt sind automatische Archivierungsverfahren ein wunderbares Werkzeug zur Bereinigung von Spaces, mit dem Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können, anstatt auf veraltete Teams.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Lebenszyklen und deren Anwendung

Sobald Sie verschiedene Regelwerke wie Namenskonventionen und Lebenszyklen eingerichtet haben, können Sie Richtlinienpakete verwenden, um diese zu bündeln und basierend auf bestimmten Bedingungen auszuführen.

Wenn ein neuer Space angefragt wird, prüft Teams Manager die Anfrage. Wenn die definierten Bedingungen erfüllt sind (z. B. eine bestimmte Vorlage verwendet wurde oder ein bestimmtes Metadatenfeld ausgefüllt wurde), wird das entsprechende Richtlinienpaket ausgeführt und die darin enthaltenen Regelwerke werden angewendet.

Dies ermöglicht es Ihnen, spezifische Regeln für spezifische Anwendungsfälle festzulegen und auszuführen:

Beispielsweise können Sie einen bestimmten Satz von Regeln, wie Namenskonventionen und Lebenszyklen, speziell für „Projekt"-Teams definieren, die Ihre zuvor erstellte „Projekt"-Vorlage verwenden, während Sie für interne Teams, die eine andere Vorlage nutzen, völlig andere Regeln anwenden.

Insgesamt fungieren Richtlinien als leistungsstarkes Durchsetzungsinstrument, mit dem Sie eine Reihe verschiedener Regeln für ausgewählte Spaces einrichten können.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Richtlinien und deren Anwendung

Regeln wie Namenskonventionen und Lebenszyklen bilden eine hervorragende Grundlage für gut strukturierte Arbeitsbereiche. Wenn Sie jedoch eine wirklich effektive Governance anstreben, sollten Sie das Vier-Augen-Prinzip umsetzen und einen gründlichen Genehmigungsprozess einrichten.

Wenn ein Benutzer im Teams Manager eine neue Anfrage für ein Team einreicht, muss er die von Ihnen erstellten Metadatenfelder ausfüllen. Abhängig von Ihrem Richtlinien-Setup können bestimmte Metadaten ein spezifisches Richtlinienpaket auf das Team anwenden.

Sobald die Anfrage des Benutzers abgeschlossen ist, erhält der Administrator (oder die Genehmiger-Gruppe) eine Adaptive Card über den Teams Manager Bot und wird aufgefordert, die Anfrage zu überprüfen.

Während dieser Überprüfung haben sie die Möglichkeit, Team-Details zu ändern oder Kommentare für den ursprünglichen Antragsteller zu hinterlassen.

Sobald die Anfrage genehmigt wurde, wird der Administrator (oder ein Mitglied der Genehmiger-Gruppe) über die erfolgreiche Erstellung des betreffenden Teams benachrichtigt.

Insgesamt ermöglichen Genehmigungsprozesse die vollständige Kontrolle darüber, welche Teams tatsächlich auf dem Tenant erstellt werden, und bieten Ihnen eine zusätzliche Kontrollebene über Ihre gesamte Kommunikationsinfrastruktur.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Genehmigungsprozesse und deren Anwendung

Bei langfristigen Projekten, an denen viele verschiedene Personen beteiligt sind, die nicht unbedingt für die gesamte Projektdauer Teil des Spaces bleiben müssen, ist es sinnvoll, ein regelmäßiges Überprüfungsprotokoll im Sinne von Effizienz, Zugänglichkeit und Sicherheit einzuführen.

Zugriffsüberprüfungen ermöglichen es Ihnen, einfach zu bewerten, ob bestimmte Benutzer weiterhin Teil eines bestimmten Teams sein müssen, indem Sie ein Datum festlegen, an dem Sie alle Teammitglieder durchgehen und deren Zugriff gewähren oder entziehen.

Sobald eine Zugriffsüberprüfung ausgelöst wird, erhalten Sie eine Adaptive Card als Erinnerung. Dieselbe Karte ermöglicht es Ihnen, schnell alle Benutzer zu überblicken und deren Zugriff auf das entsprechende Team einfach fortzusetzen oder zu widerrufen.

Insgesamt eignen sich Zugriffsüberprüfungen hervorragend, um die Aktualität der aktuellen Teamzusammensetzung zu bewerten und sicherzustellen, dass nur die Benutzer Zugriff haben, die ihn tatsächlich benötigen.

🎓 Erfahren Sie hier mehr über Zugriffsüberprüfungen und deren Anwendung

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