Metadaten-Felder ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Informationen von Ihren Mitarbeitern zu sammeln, wenn sie eine Team-Erstellungsanfrage einreichen.
Wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage einreicht, wird er aufgefordert, die von Ihnen erstellten und an die Vorlage angehängten Felder auszufüllen. Mehr über diesen Prozess erfahren Sie im Artikel Erstellen Sie Ihre erste Team-Vorlage.
Sobald Sie Ihre Metadaten-Felder erstellt haben, können Sie:
Sie an bestimmte Vorlagen anhängen, um nützliche Informationen zu sammeln.
Steuern, welches Richtlinienpaket auf ein bestimmtes Team oder einen bestimmten Space angewendet wird, basierend auf Metadaten-Feldern.
Sie als Teil einer Namenskonvention verwenden, wodurch Antworten automatisch als Präfixe/Suffixe zu Teamnamen hinzugefügt werden können.
Ihre Lebenszyklus-Richtlinien auf Kalender-Feldwerte basieren.
Bestimmte Benutzerprofile über Personen-Felder an Teams anhängen und deren Zugriff auf die entsprechenden SharePoint-Inhalte steuern.
Lassen Sie uns gemeinsam tiefer in die einzelnen Metadaten-Felder und die zugehörigen Anwendungsfälle eintauchen, um herauszufinden, wie Sie das Beste aus ihnen in realen Szenarien herausholen können.
✅ Metadaten-Felder erstellen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Expertenmodus > Metadaten und klicken Sie auf + Feld erstellen, um zu beginnen.
Sie werden zum Menü Metadaten-Feld erstellen weitergeleitet, wo Sie die Eigenschaften des Feldes festlegen können.
Name - Beschreibt den Zweck des Feldes für den Endbenutzer, der es ausfüllt.
Typ - Bestimmt, wie der Benutzer mit dem zukünftigen Feld interagieren wird.
Beschreibung - Ermöglicht es Ihnen, mehr Kontext zu erhalten, wenn Sie verschiedene Metadaten in der entsprechenden Registerkarte in den Einstellungen anzeigen.
Standardwert - Bestimmt die Informationen, die das Feld vorausfüllen, wenn der Endbenutzer es sieht.
Bearbeitbar von - Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Gruppe, die das Feld bearbeiten kann, ob es alle, Administratoren oder Teambesitzer sind.
☑️ Feldtypen
Jeder Feldtyp hat seine eigenen einzigartigen Eigenschaften sowie einen entsprechenden Anwendungsfall. Lassen Sie uns erkunden, wie jedes Metadaten-Feld erstellt wird und wie es sich in realen Szenarien verhält.
1. Textfelder
Text-Felder sind relativ selbsterklärend und ermöglichen es Ihnen, Benutzer aufzufordern, zusätzliche Informationen beliebiger Art zu ihrer Team-Erstellungsanfrage bereitzustellen.
Der einzige Teil des Feldes, der Aufmerksamkeit erfordert, ist der Name, da er bestimmt, was der Benutzer über dem Feld sieht.
ℹ️ Wenn Sie eine Vorlage für Projekte erstellt haben, können Sie den Benutzer auffordern, den Kundennamen anzugeben, bevor er seine Anfrage einreicht.
2. Zahlenfelder
Zahlen-Felder können ähnlich wie Text-Felder funktionieren, bei denen Sie einfach eine Zahl in das Feld eingeben, oder in einer Laufenden Nummer-Konfiguration arbeiten, die automatisch jedes nacheinander genehmigte Team, das diese Vorlage verwendet, herunterzählt.
ℹ️ Sie können ein reguläres Zahlenfeld verwenden, um Benutzer aufzufordern, die Anzahl der Aufgaben in einem bestimmten Projekt anzugeben.
Sie können ein reguläres Zahlen-Feld in ein Laufendes Nummernfeld umwandeln, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen im Menü Metadaten-Feld erstellen aktivieren.
ℹ️ Sie können ein „Projektnummer"-Laufendes-Nummernfeld erstellen, um die Anzahl der Projekte herunterzuzählen und sie später numerisch zu organisieren. Der Wert aus diesem Feld kann auch Teil einer Namenskonvention werden, wodurch die Projektnummer automatisch im Namen eines Teams angegeben wird.
3. Datumsfelder
Datums-Felder ermöglichen es Ihnen, den Benutzer aufzufordern, ein Datum an die Erstellungsanfrage anzuhängen. Dieser Feldtyp eignet sich hervorragend für jede Art von Zeiterfassung und wird besonders nützlich, wenn Sie mit Lebenszyklus-Richtlinien arbeiten.
ℹ️ Sie können ein „Startdatum"-Feld erstellen, um das Erstellungsdatum jedes neuen Projekts zu verfolgen. Sie können auch die Lebenszyklus-Richtlinie des Teams auf dieses Feld basieren, wodurch Sie das Team automatisch archivieren können, sobald eine bestimmte Zeitspanne vergangen ist.
4. Personenfelder
Personen-Felder sind äußerst vielseitig und ermöglichen es Ihnen, verschiedene Teams mit bestimmten Personen zu verknüpfen. Sie können sogar die Option Feld der SharePoint-Berechtigungsgruppe zuordnen verwenden, um deren Zugriff auf SharePoint-Inhalte zu steuern.
ℹ️ Sie können ein „Projektmanager"-Personenfeld erstellen, um zu verfolgen, wer für ein bestimmtes Projekt verantwortlich ist. Beachten Sie, dass Personenfelder die Angabe von mehr als einer Person ermöglichen, also experimentieren Sie ruhig mit anderen Ideen, bei denen Sie eine Gruppe von Personen auswählen möchten.
5. Dropdown
Dropdown-Felder ermöglichen es Ihnen, Benutzer aufzufordern, Antworten aus einer vordefinierten Auswahl von Optionen auszuwählen. Sie sind äußerst praktisch, wenn Sie mehr Informationen innerhalb bestimmter Grenzen erhalten möchten.
ℹ️ Sie können ein „Projekttyp"-Dropdown erstellen, um Benutzer aufzufordern, anzugeben, an welcher Art von Projekt sie arbeiten.
6. Kontrollkästchen
Kontrollkästchen dienen als binäre Informationsindikatoren, die entweder aktiviert oder deaktiviert sein können. Sie eignen sich hervorragend, um Benutzer aufzufordern, Ja/Nein-Fragen zu beantworten.
ℹ️ Sie können ein „Internes Projekt"-Kontrollkästchen erstellen, um Benutzer aufzufordern, anzugeben, ob es sich um ein organisationsinternes Projekt oder etwas für einen Kunden handelt. Alternativ können Sie ein „Von der Abteilung genehmigt"-Kontrollkästchen erstellen, um Projekte zu unterscheiden, die bereits mit der entsprechenden Abteilung abgestimmt wurden, von denen, die es nicht wurden.
🔗 Links zu Metadaten-Feldern hinzufügen
Alle Metadaten-Felder können einen zusätzlichen Link an ihren Titel angehängt haben, der es Ihnen ermöglicht, Personen einfach zu verwandten Ressourcen weiterzuleiten.
Wenn Sie einen Link an Ihr Metadaten-Feld anhängen möchten, klicken Sie einfach auf das Link-Symbol neben dem Name-Feld beim Erstellen oder Bearbeiten, geben Sie den Anzuzeigenden Text und die Link-Adresse an und klicken Sie auf Einfügen.
Nehmen wir an, wir möchten den Benutzer zu unseren Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie weiterleiten, bevor er das Zustimmungs-Kontrollkästchen markiert, aber wir möchten nicht, dass der gesamte Feldname ein Link ist.
In diesem Fall würden Sie den ersten Teil des nicht verlinkten Textes „Ich stimme den" eingeben, dann auf die Link-Schaltfläche klicken und den verlinkten Text in das Feld Anzuzeigender Text zusammen mit der entsprechenden Adresse eingeben, gefolgt von „und", bevor Sie erneut die zweite Seite mit dem Text „Datenschutzrichtlinie" verlinken.
Sobald Sie fertig sind, enthält Ihr neu erstelltes Metadaten-Feld beide Links im richtigen Abschnitt des Textes.
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