Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Vorbedingungen für die Struktur aller Teams festzulegen, die innerhalb Ihrer Organisation erstellt werden.

Sie können festlegen, welche Kanäle, Mitglieder und Widgets standardmäßig Teil des zukünftigen Teams sein werden, und diese anschließend einfach verwalten.

Wenn ein Benutzer ein Team erstellen möchte, wird er auf eine Auswahl der von Ihnen erstellten Vorlagen beschränkt, wodurch sichergestellt wird, dass alle zukünftigen Teams Ihrer vordefinierten Struktur entsprechen.

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Sie können Ihren Vorlagen auch verschiedene Metadaten-Felder hinzufügen. Diese werden von den Benutzern ausgefüllt, wenn sie Teams anfordern, und helfen Ihnen, viele nützliche Informationen zu sammeln.

Diese Felder können sogar mit bestimmten Governance-Richtlinien verknüpft werden; zum Beispiel können Sie eine Lebenszyklus-Richtlinie auf ein „Startdatum"-Kalenderfeld basieren und das Team automatisch archivieren, sobald ein bestimmter Schwellenwert überschritten wird.

⚙️ Vorlagen erstellen

Sie können zwei Arten von Vorlagen im Teams Manager erstellen:

Leere Vorlagen - Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein leeres Blatt, auf dem sie die Kanal-Struktur, Widgets usw. selbst gestalten können.

Importierte Vorlagen - Enthalten standardmäßig Kanäle, Chats, Notizen/Planner-Widgets oder andere Registerkarten, die Sie möglicherweise hinzufügen möchten. Sie basieren immer auf einem bestehenden Team.

📋 Eine leere Vorlage erstellen

Zu Demonstrationszwecken erstellen wir eine „Projekt"-Vorlage, die als Grundlage für Projekt-Diskussions-Teams dienen wird.

Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Vorlagen und klicken Sie auf Vorlage erstellen.
Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie verschiedene Vorlagentypen auswählen können. Wählen Sie Team aus dem Menü und geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihre Vorlage an.

Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche > Zusätzliche Einstellungen, um die Standardsprache für die Vorlage auszuwählen. Einmal festgelegt, werden alle Teams, die auf dieser Vorlage basieren, in der ausgewählten Sprache erstellt, zusammen mit allen anderen bereitgestellten Inhalten (Notizen, Planner usw.).
Klicken Sie auf Erstellen, um die Vorlage zu speichern.
Sie sehen Ihre neu erstellte Vorlage im Abschnitt Aktive Vorlagen auf der Teams Manager Vorlagen-Seite.

⬇️ Vorlagen basierend auf bestehenden Teams erstellen

Das Importieren aus bestehenden Teams gibt Ihnen die Möglichkeit, Benutzern mehr Struktur zu bieten und standardmäßig Kanäle, Chats und Notizen/Planner-Widgets oder andere gewünschte Registerkarten bereitzustellen.

Erstellen Sie zunächst ein reguläres Team außerhalb des Teams Managers und konfigurieren Sie es nach Ihren Wünschen.
Sobald Ihr Wunsch-Team erstellt wurde, können Sie es in eine Vorlage umwandeln, indem Sie zu ≡ > Einstellungen > Vorlagen navigieren und die Option Aus bestehendem Team importieren auswählen.
Wahrscheinlich möchten Sie nach dem Import einige Anpassungen vornehmen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche ⋯ daneben und wählen Sie Vorlage konfigurieren aus dem Dropdown-Menü.

❗Beachten Sie, dass Änderungen, die nach dem Import am Team vorgenommen werden, nicht in der entsprechenden Vorlage widergespiegelt werden.

✅ Metadaten-Felder erstellen

Metadaten-Felder fügen zusätzliche Schritte für Benutzer hinzu, wenn sie Vorlagen auswählen.

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Optionen, mit denen Sie den Anforderungsprozess mit Text-, Zahlen-, Personen-, Dropdown- und Kontrollkästchen-Feldern anpassen können.

Metadaten haben über das Sammeln zusätzlicher Informationen hinaus weitere Verwendungszwecke und sind entscheidend, wenn Sie beginnen, Governance-Richtlinien durchzusetzen. Zum Beispiel können Sie Kalenderfelder mit Lebenszyklus-Richtlinien verknüpfen und sie nach einer bestimmten Zeit automatisch archivieren.

Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Expertenmodus > Metadaten und klicken Sie auf + Feld erstellen, um zu beginnen.
Sie werden zum Menü Metadaten-Feld erstellen weitergeleitet, wo Sie die Eigenschaften des Feldes festlegen können.

Name - Beschreibt den Zweck des Feldes für den Endbenutzer, der es ausfüllt.
Typ - Bestimmt, wie der Benutzer mit dem zukünftigen Feld interagieren wird.
Beschreibung - Ermöglicht es Ihnen, mehr Kontext zu erhalten, wenn Sie verschiedene Metadaten in der entsprechenden Registerkarte in den Einstellungen anzeigen.
Standardwert - Bestimmt die Informationen, die das Feld vorausfüllen, wenn der Endbenutzer es sieht.
Bearbeitbar von - Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Gruppe, die das Feld bearbeiten kann, ob es alle, Administratoren oder Teambesitzer sind.

Zum Beispiel können Sie ein Kundenname-Textfeld erstellen, um Benutzer aufzufordern, anzugeben, für wen das Projekt bestimmt ist, oder ein Startdatum-Datumsfeld hinzufügen, das es ihnen ermöglicht, anzugeben, wann das Projekt beginnt.

Sie können das Team sogar automatisch nach Ablauf dieser Lebensdauer archivieren, wenn Sie mit Lebenszyklus-Richtlinien arbeiten.

💡Wir empfehlen Ihnen dringend, mit diesen Optionen zu experimentieren und einige verschiedene Felder zu erstellen, um zu sehen, wie sie Ihrer Governance-Struktur nützlich sein können.

🪢 Metadaten zu Vorlagen hinzufügen

Sobald Sie Ihre Metadaten erstellt haben, ist es an der Zeit, sie tatsächlich einer Vorlage zuzuweisen. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, und die bessere hängt von Ihren persönlichen Vorlieben ab.

1. Metadaten-Seite

Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Expertenmodus > Metadaten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Metadaten-Feldern, die Sie einer bestimmten Vorlage zuweisen möchten.
Klicken Sie auf Felder zur Vorlage hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie fertig sind.

2. Vorlagen-Seite

Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Vorlagen. Sie sehen eine Liste aller von Ihnen erstellten Vorlagen.
Klicken Sie auf ⋯ > Felder festlegen neben der Vorlage, mit der Sie arbeiten möchten. Sie sehen alle ihr zugewiesenen Felder.
Klicken Sie auf + Bestehendes Feld hinzufügen, wählen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen.

🏅 Endergebnisse

Sobald der Benutzer seine Anfrage einreicht, sieht er einen zusätzlichen Bildschirm mit den von Ihnen festgelegten Metadaten-Feldern.

In unserem Fall fordern wir ihn auf, uns den Kundennamen, die Anzahl der Aufgaben, das Startdatum, den Projektmanager/Typ anzugeben und ob das Projekt intern ist und von der Abteilung genehmigt wurde.

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Sobald der Administrator die Anfrage genehmigt, kann er alle vom Benutzer bereitgestellten Informationen einsehen und ändern: