Die Teams Manager Governance-Bewertung dient als nützliches Werkzeug zur organisatorischen Evaluation. Sie fungiert als eine Art Monitor, der alle Ihre administrativen Aktionen zusammenfasst und Ihnen umsetzbare Tipps zur Verbesserung gibt.
Lassen Sie uns gemeinsam die wichtigsten Funktionen der Governance-Bewertung durchgehen, um besser zu verstehen, wie Sie diese optimal in Ihrem täglichen Arbeitsablauf nutzen können.
⚙️ Zugriff auf Ihre Governance-Bewertung
Navigieren Sie zu Teams > Admin-Ansicht, um zu beginnen.
Sie werden eine Schaltfläche Governance-Bewertung in der oberen linken Ecke des Bildschirms bemerken.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, gelangen Sie zur Seite Gesundheitsübersicht, auf der Sie verschiedene Aspekte Ihrer Verwaltungsleistung erkunden können.
💎 Enterprise-Benutzer haben die Möglichkeit, den Schalter „Täglich synchronisieren" zu aktivieren, der die zusammengefassten Informationen ständig auf dem neuesten Stand hält.
🧩 Komponenten der Governance-Bewertung
Die Seite der Governance-Bewertung ist in mehrere Unterabschnitte aufgeteilt, die Ihre Daten auf verschiedene Weise zusammenfassen und visualisieren.
1. Governance-Bewertung
Ganz oben auf der Seite finden Sie Ihre Governance-Bewertung, dargestellt durch einen praktischen Visualisierer in Form einer Anzeige.
Die Anzeige passt sich dynamisch basierend auf Änderungen Ihrer Bewertung an und ist in drei verschiedene, farbige Abschnitte unterteilt.
🔴 Niedrig (0–50 Pkt.) – Ihre Governance-Infrastruktur ist weit von perfekt entfernt und muss verbessert werden.
🟡 Mittel (50–80 Pkt.) – Ihre Governance-Infrastruktur ist funktionsfähig, könnte aber noch verbessert werden.
🟢 Hoch (80–100 Pkt.) – Ihre Governance-Infrastruktur ist sehr gut verwaltet, und nur kleine Verbesserungen (wenn überhaupt) müssen vorgenommen werden.
2. Governance-Tipps
Unterhalb der Governance-Bewertung finden Sie Governance-Tipps, die die sieben wichtigsten Governance-Komponenten innerhalb von Teams Manager abdecken.
Sie können auf jeden Tipp klicken, um mehr über die entsprechende Governance-Komponente zu erfahren. Wenn Sie diese Komponenten in Ihrem Tenant nutzen, werden die entsprechenden Tipps als erledigt markiert.
Insgesamt ist es eine großartige Möglichkeit, sich mit klaren Zielen, die leicht erreicht werden können, in die umfangreiche Funktionalität von Teams Manager einzuarbeiten.
3. Kategorien der Governance-Bewertung
Direkt unter dem Abschnitt Governance-Tipps finden Sie eine Aufschlüsselung der Governance-Bewertungskategorien mit individuellen Bewertungen für jeden Unterabschnitt.
Sie können auch mehr über jede Komponente lesen, anhand derer Sie bewertet werden, um besser zu verstehen, wie Ihre Bewertung verbessert werden kann.
Wenn Sie oben rechts im Abschnitt auf PDF herunterladen klicken, wird ein PDF-Bericht mit allen Informationen aus diesem Abschnitt generiert.
4. Team-Nutzung
Der Abschnitt Team-Nutzung fasst einzelne Governance-Komponenten in Zahlen zusammen, sodass Sie die Anzahl der Vorlagen, Tags, Namenskonventionen und mehr auf einen Blick sehen können.
🧮 Berechnung der Governance-Bewertung
Jeder Aspekt der Governance-Bewertung wird basierend auf Ihrer Interaktion mit der entsprechenden Governance-Komponenten-Untergruppe berechnet, z. B. wird die Benutzerbewertung basierend darauf berechnet, wie Sie externe Benutzer, inaktive Benutzer usw. verwalten.
Lassen Sie uns jeden Aspekt der Governance-Bewertung durchgehen und aufschlüsseln, wie er berechnet wird.
1. Benutzer
Benutzerbewertung für externe Benutzer, Teams pro Benutzer, inaktive Benutzer und Gastverwaltung: Diese Kategorie bewertet das Benutzerverhalten und die Compliance in Bezug auf die Verwaltung von externen Benutzern, die Anzahl der Teams pro Benutzer, den Umgang mit inaktiven Benutzern und die Gastverwaltung. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Externe Benutzer
Ob Benutzer externe Benutzer in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Vorgaben der Organisation hinzufügen und verwalten, z. B. ordnungsgemäße Berechtigungen und Zugangsstufen sicherstellen, E-Mail-Adressen validieren usw.
Teams pro Benutzer
Ob Benutzer eine angemessene Anzahl von Teams in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Vorgaben der Organisation erstellen und verwalten, z. B. doppelte oder redundante Teams vermeiden, sicherstellen, dass die Teams aktiv und produktiv sind usw.
Inaktive Benutzer
Ob Benutzer inaktive Benutzer in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Vorgaben der Organisation verwalten, z. B. inaktive Konten deaktivieren oder löschen, Eigentümerschaft von Teams und Ressourcen übertragen usw.
Externe Benutzerverwaltung
Ob Benutzer Gastbenutzer in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Vorgaben der Organisation verwalten, z. B. ordnungsgemäße Berechtigungen sicherstellen, Gäste entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden usw.
Jedem dieser Kriterien kann eine Gewichtung oder ein Punktwert zugewiesen werden, und die Benutzerbewertung kann auf der Summe oder dem Durchschnitt dieser Werte basieren. Die Bewertung kann dann verwendet werden, um die Benutzer-Compliance zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
2. Namenskonventionen
Namenskonventionen für Teamnamen, OneNote, Planner und E-Mail-Kurznamen: Diese Kategorie bewertet die Compliance der Benutzer mit Namenskonventionen für verschiedene Ressourcentypen in Microsoft Teams, wie Teamnamen, OneNote, Planner-Boards und E-Mail-Kurznamen. Namenskonventionen können dazu beitragen, Konsistenz und Klarheit zu gewährleisten, Verwirrung oder Duplizierung zu vermeiden und die Suche und Auffindbarkeit zu erleichtern. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Teamnamen
Ob Benutzer die Namenskonventionen der Organisation für Teams befolgen, z. B. einen klaren und beschreibenden Namen verwenden, Sonderzeichen oder Leerzeichen vermeiden, korrekte Groß-/Kleinschreibung verwenden usw.
OneNote
Ob Benutzer die Namenskonventionen der Organisation für OneNote-Notizbücher befolgen, z. B. einen klaren und beschreibenden Namen verwenden, korrekte Groß-/Kleinschreibung verwenden usw.
Planner
Ob Benutzer die Namenskonventionen der Organisation für Planner-Boards befolgen, z. B. einen klaren und beschreibenden Namen verwenden, korrekte Groß-/Kleinschreibung verwenden usw.
E-Mail-Kurznamen
Ob Benutzer die Namenskonventionen der Organisation für E-Mail-Kurznamen befolgen, z. B. persönliche oder unangemessene Begriffe vermeiden, korrekte Groß-/Kleinschreibung verwenden usw.
Auch hier kann jedem dieser Kriterien eine Gewichtung oder ein Punktwert zugewiesen werden, und die Namensbewertung kann auf der Summe oder dem Durchschnitt dieser Werte basieren. Die Bewertung kann dann verwendet werden, um die Benutzer-Compliance zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
3. Richtlinien
Diese Kategorie bewertet die Compliance der auf Microsoft Teams angewendeten Richtlinien, einschließlich Richtlinien pro Vorlage, Richtlinieninhalte und wie viele Richtlinien angewendet werden. Richtlinien können dazu beitragen, dass Teams gemäß den organisatorischen Standards und Anforderungen erstellt und verwaltet werden. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Angewendete Richtlinien
Ob Benutzer Teams basierend auf etablierten Vorlagen mit den entsprechenden Richtlinien erstellen, z. B. Genehmigungs-, Namenskonventions-, Sicherheits- und Compliance-Richtlinien, Gastzugangsrichtlinien usw.
Richtlinieninhalte
Ob Benutzer Richtlinien mit den entsprechenden Inhalten und dem richtigen Detaillierungsgrad erstellen, z. B. klare und prägnante Anweisungen, Verweise auf relevante Leitlinien usw.
Kontrollierte Teams
Das Verhältnis von unkontrollierten zu kontrollierten Teams, um zu bewerten, ob die meisten Teams unter Kontrolle sind.
Richtlinie pro Vorlage
Ob Benutzer die angemessene Anzahl von Richtlinien auf Teams anwenden, z. B. sicherstellen, dass alle erforderlichen Richtlinien angewendet und unnötige Richtlinien vermieden werden.
Ähnlich wie bei den vorherigen Kategorien kann jedem dieser Kriterien eine Gewichtung oder ein Punktwert zugewiesen werden, und die Richtlinienbewertung kann auf der Summe oder dem Durchschnitt dieser Werte basieren.
4. Lebenszyklen
Diese Kategorie bewertet, ob für jedes erstellte Team ein definierter Lebenszyklus existiert, der die Phasen Erstellung, Nutzung und schließlich Außerbetriebnahme oder Archivierung des Teams umfasst. Ein gut definierter Lebenszyklus kann dazu beitragen, dass Teams im Laufe der Zeit ordnungsgemäß verwaltet und gewartet werden, wodurch das Risiko aufgegebener oder ungenutzter Teams reduziert und die Gesamtgovernance verbessert wird. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Erstellung
Ob neue Teams gemäß etablierten Verfahren und Richtlinien erstellt werden, einschließlich der entsprechenden Namenskonventionen, Vorlagen, Richtlinien usw.
Nutzung
Ob Teams aktiv genutzt und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Aktualisierungen, Überprüfungen und Wartungen sowie der Einhaltung von Richtlinien und Vorgaben.
Außerbetriebnahme oder Archivierung
Ob Teams außer Betrieb genommen oder archiviert werden, wenn sie nicht mehr benötigt oder relevant sind, gemäß etablierten Verfahren und Richtlinien.
Die Bewertung kann auf dem Vorhandensein oder Fehlen dieser Kriterien sowie dem Grad der Compliance oder Abweichung von etablierten Verfahren und Richtlinien basieren.
5. Teams
Diese Kategorie bewertet den Gesamtzustand und die Eigenschaften von Teams in Microsoft Teams, einschließlich verwalteter Teams, Teams ohne Besitzer, inaktiver Teams, kleiner Teams, großer Teams und öffentlicher Teams. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Verwaltete Teams
Ob Teams gemäß etablierten Verfahren und Richtlinien ordnungsgemäß verwaltet und gewartet werden, einschließlich Richtlinien, Vorlagen, Namenskonventionen usw.
Teams ohne Besitzer
Ob Teams zugewiesene Besitzer haben, um Verantwortlichkeit für die Verwaltung und Wartung des Teams sicherzustellen.
Inaktive Teams
Ob Teams inaktiv sind, d. h. es gab für einen bestimmten Zeitraum keine Aktivität oder Aktualisierungen, und ob sie außer Betrieb genommen oder archiviert werden müssen.
Kleine Teams
Ob Teams eine geringe Anzahl von Mitgliedern haben, was darauf hindeuten kann, dass sie nicht effektiv oder effizient genutzt werden.
Große Teams
Ob Teams eine große Anzahl von Mitgliedern haben, was darauf hindeuten kann, dass zusätzliche Verwaltung und Aufsicht erforderlich sind.
Öffentliche Teams
Ob Teams als öffentlich eingestellt sind, was bedeutet, dass jeder in der Organisation dem Team beitreten kann, und ob dies gemäß den etablierten Verfahren und Richtlinien angemessen ist.
Ähnlich wie bei den vorherigen Kategorien kann jedem dieser Kriterien eine Gewichtung oder ein Punktwert zugewiesen werden, und die Teambewertung kann auf der Summe oder dem Durchschnitt dieser Werte basieren.
6. Vertraulichkeitsbezeichnungen
Diese Kategorie bewertet die Nutzung und Compliance von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Teams, die zur Klassifizierung und zum Schutz von Informationen basierend auf ihrer Vertraulichkeit oder Geheimhaltungsstufe verwendet werden. Die Bewertung kann auf Kriterien wie den folgenden basieren:
Angewendete Bezeichnungen
Ob Benutzer die entsprechenden Vertraulichkeitsbezeichnungen gemäß etablierten Verfahren und Richtlinien auf Teams und Kanäle anwenden, einschließlich der angemessenen Schutz- und Zugangskontrollstufe.
Aktive Vertraulichkeitsbezeichnungen
Ob aktive Vertraulichkeitsbezeichnungen verwendet und gewartet werden und ob sie basierend auf Änderungen der organisatorischen Richtlinien oder Vorgaben aktualisiert oder außer Betrieb genommen werden.
Die Bewertung kann auf dem Vorhandensein oder Fehlen dieser Kriterien sowie dem Grad der Compliance oder Abweichung von etablierten Verfahren und Richtlinien basieren.
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