Namenskonventionen ermöglichen es Ihnen, die Team-Benennung in Ihrer gesamten Organisation vollständig zu kontrollieren, indem Sie Präfixe und Suffixe zu jedem Team hinzufügen, das auf einer bestimmten Vorlage basiert.
Sie eignen sich hervorragend, wenn Sie standardmäßig zusätzliche Informationen zu Team-Namen hinzufügen möchten. Sie können Benutzern sogar untersagen, eigene Team-Namen festzulegen, und die von Ihnen implementierte Namenskonvention erzwingen.
Mit passenden Namenskonventionen können Sie:
Teams schneller finden: Klare, einheitliche Namen erleichtern das Auffinden von Teams.
Duplikate vermeiden: Verhindert Redundanz oder Verwirrung bei der Team-Erstellung.
Klarheit schaffen: Der Zweck des Teams ist sofort erkennbar, was die Zusammenarbeit verbessert.
Schauen wir uns an, wie Namenskonventionen erstellt werden, und wenden sie auf praxisnahe Szenarien an.
⚙️ Namenskonventions-Optionen
Namenskonventionen bieten Ihnen verschiedene Optionen für die Namensgenerierung, Präfixe und Suffixe.
Alle Änderungen an diesen Optionen sind im Abschnitt Team-Vorschau sichtbar.
Präfixe und Suffixe können enthalten:
Benutzerdefinierte Zeichenketten – Fungieren als reguläre Textfelder, in die Sie eine vordefinierte Zeichenkette eingeben können, die vor oder nach dem Teamnamen platziert wird.
Angefragter Name – Der vom Benutzer bei der Anfrageerstellung angegebene Teamname.
Metadatenfelder – Ermöglichen es Ihnen, (einige der) vorhandenen Metadatenfelder zu verwenden, um die vom Mitarbeiter angegebenen Informationen automatisch am Anfang oder Ende des Teamnamens hinzuzufügen.
Attribute – Ermöglichen die Auswahl zwischen Vorlagenname, Klassifizierung und Vertraulichkeitsbezeichnung. Die Auswahl eines dieser Attribute übernimmt das entsprechende Attribut und fügt es als Präfix/Suffix zum Teamnamen hinzu.
✍️ Namenskonventionen erstellen
Als Beispiel erstellen wir eine „Projekt"-Namenskonvention, um die Möglichkeiten dieser Funktion zu demonstrieren.
Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Namenskonventionen und klicken Sie auf + Namenskonvention erstellen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Namenskonvention an und überprüfen Sie die restlichen verfügbaren Optionen.
Fügen Sie ein Präfix und Suffix hinzu. In unserem Fall fügen wir eine „P_" benutzerdefinierte Zeichenkette als Präfix hinzu, um zu kennzeichnen, dass es sich um ein Projekt handelt. Für das Suffix fügen wir ein „Kundenname"-Metadatenfeld und ein „Vorlagenname"-Attribut hinzu, um jedem Betrachter des Teams mehr Informationen zu geben.
Wenn Sie mit Ihrer neuen Namenskonvention zufrieden sind, klicken Sie einfach auf Erstellen.
Das bloße Erstellen einer Namenskonventions-Regel wendet sie noch nicht auf Vorlagen an. Um die Namenskonvention zu aktivieren, müssen Sie eine Richtlinienausführung erstellen.
💡 Wir empfehlen, vor/nach jedem neuen Präfix und Suffix einen Unterstrich „_" hinzuzufügen, da Namenskonventionsregeln selbst keine Leerzeichen oder Trennzeichen hinzufügen.
🏅 Endergebnis
Sobald Sie Ihre Namenskonvention über die Richtlinienausführung aktiviert haben, wird sie auf die Vorlagen angewendet, die die entsprechenden Kriterien erfüllen.
In unserem Fall hat der Mitarbeiter „Medea" als Team-Namen angegeben; da wir jedoch eine Namenskonventions-Richtlinie für diese Vorlage hinterlegt haben, fügt das System „P_" als Präfix hinzu, während „VCL Capital" (Kundenname) und „Marketing" (Vorlagenname) als Suffixe hinzugefügt werden.
💡 Zusätzliche Tipps & Tricks
Präfixe und Suffixe fügen selbst keine Trennzeichen hinzu, daher wird dringend empfohlen, nach jedem neuen Präfix/Suffix-Eintrag einen Unterstrich oder ein anderes Symbol Ihrer Wahl hinzuzufügen.
Namenskonventionen können je nach Ihrer Richtlinienkonfiguration auf mehrere Vorlagen angewendet werden.
🎯 Best Practices
Jetzt, da Sie genau wissen, wie man Namenskonventionen einrichtet, können wir die administrativen Aspekte betrachten und einige Best Practices erkunden, die Ihnen helfen, Ihre Governance auf das nächste Level zu heben.
1. Verwenden Sie ein einheitliches Schema
Legen Sie ein einheitliches Benennungsmuster fest, um Klarheit und Struktur zu gewährleisten, wie z. B.:
[Abteilung]_[Projekt]_[Thema]
Beispiel: Marketing_Website_Relaunch
2. Halten Sie Teamnamen kurz
Verwenden Sie prägnante Namen (idealerweise unter 30 Zeichen), damit sie in der Teams-Seitenleiste vollständig sichtbar sind. Microsoft Teams hat ein technisches Limit von 30–36 Zeichen, je nach Groß-/Kleinschreibung.
3. Verwenden Sie Präfixe
Präfixe helfen Ihnen, Teams nach Funktion zu kategorisieren:
ABT_ für Abteilungsteams (z. B. ABT_Marketing_Kampagnen)
P_ für Projektteams (z. B. P_Website_Relaunch_2024)
AG_ für Arbeitsgruppen (z. B. AG_Digitalisierung)
4. Verwenden Sie Suffixe
Suffixe können zusätzlichen Kontext liefern:
Region: _DE, _EU, _APAC
Status: _AKTIV, _ARCHIV, _TEMP
Priorität: _P1, _P2, _P3
Beispiel: Vertrieb_DACH_Q1_2024
5. Vermeiden Sie Sonderzeichen oder Emojis
Vermeiden Sie Sonderzeichen und Emojis, da diese später technische Probleme verursachen können (z. B. in SharePoint-URLs) und die Suchbarkeit beeinträchtigen. Verwenden Sie stattdessen Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.
6. Stellen Sie Eindeutigkeit sicher
Machen Sie Teamnamen eindeutig, indem Sie verschiedene Elemente wie Standort, Jahr oder Abteilung hinzufügen.
Beispiel: Vertrieb_DACH_Q1_2024
7. Verwenden Sie Begriffe und Abkürzungen einheitlich
Definieren und erzwingen Sie unternehmensweite Abkürzungen (z. B. HR für Personalwesen), um Verwirrung zu vermeiden und die Wiedererkennung zu verbessern.
8. Überprüfen Sie Namenskonventionen regelmäßig
Überprüfen Sie Ihre Benennungsregeln alle paar Monate, um sicherzustellen, dass sie noch zur Struktur Ihrer Organisation passen und von Ihren Mitarbeitern befolgt werden.
👣 Nächste Schritte
Nachdem Sie Ihre Namenskonventionen erstellt haben, können Sie diese über Richtlinienpakete anwenden oder Lebenszyklus-Richtlinien einrichten.
Wir empfehlen, hier zu beginnen:
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