Namenskonventionen ermöglichen es Ihnen, die Team-Benennung in Ihrer gesamten Organisation vollständig zu kontrollieren, indem Sie jedem Team, das auf einer bestimmten Vorlage basiert, Präfixe und Suffixe hinzufügen.
Sie eignen sich hervorragend, wenn Sie standardmäßig zusätzliche Informationen zu Teamnamen hinzufügen möchten. Sie können Benutzern sogar verbieten, eigene Team-Namen zu vergeben, und die von Ihnen implementierte Namenskonvention erzwingen.
Mit geeigneten Namenskonventionen können Sie:
Teams schneller finden: Klare, einheitliche Namen erleichtern das Auffinden von Teams.
Duplikate vermeiden: Verhindert Redundanz oder Verwirrung bei der Team-Erstellung.
Klarheit schaffen: Der Zweck des Teams ist sofort erkennbar, was die Zusammenarbeit verbessert.
Schauen wir uns an, wie Namenskonventionen erstellt werden, und wenden wir sie auf reale Szenarien an, um mehr Kontext zu erhalten.
⚙️ Optionen für Namenskonventionen
Namenskonventionen bieten Ihnen verschiedene Optionen für die Namensgenerierung, Präfixe und Suffixe.
Alle Änderungen an diesen Optionen sind im Abschnitt Vorschau Teams sichtbar.
Präfixe und Suffixe können enthalten:
Benutzerdefinierte Zeichenfolgen - Fungieren als reguläre Textfelder, in die Sie eine vorgegebene Zeichenfolge eingeben können, die vor oder nach dem Teamnamen platziert wird.
Angeforderter Name - Der vom Benutzer bei der Anfrageerstellung angegebene Teamname.
Metadaten-Felder - Ermöglichen es Ihnen, (einige der) vorhandenen Metadaten-Felder zu nutzen, um die vom Mitarbeiter angegebenen Informationen automatisch am Anfang oder Ende des Teamnamens hinzuzufügen.
Attribute - Ermöglichen Ihnen die Auswahl zwischen Vorlagenname, Klassifizierung und Vertraulichkeitsbezeichnung. Die Auswahl einer dieser Optionen zieht das entsprechende Attribut heran und fügt es als Präfix/Suffix zum Teamnamen hinzu.
✍️ Namenskonventionen erstellen
Als Beispiel erstellen wir eine „Projekt"-Namenskonvention, um zu sehen, was diese Funktion leisten kann.
Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Namenskonventionen und klicken Sie auf + Namenskonvention erstellen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Namenskonvention an und überprüfen Sie die restlichen verfügbaren Optionen.
Fügen Sie ein Präfix und ein Suffix hinzu. In unserem Fall fügen wir eine „P_"-benutzerdefinierte Zeichenfolge als Präfix hinzu, um zu kennzeichnen, dass es sich um ein Projekt handelt. Für das Suffix fügen wir ein „Kundenname"-Metadaten-Feld und ein „Vorlagenname"-Attribut hinzu, um jedem Betrachter des Teams mehr Informationen zu geben.
Sobald Sie mit Ihrer neuen Namenskonvention zufrieden sind, klicken Sie einfach auf Erstellen, um sie abzuschließen.
Das bloße Erstellen einer Namenskonvention-Regel wendet sie noch nicht auf Vorlagen an. Um die Namenskonvention zu aktivieren, müssen Sie eine Richtlinienausführung erstellen.
💡 Wir empfehlen, vor/nach jedem neuen Präfix und Suffix einen Unterstrich „_" hinzuzufügen, da Namenskonventionsregeln selbst keine Leerzeichen oder Trennzeichen hinzufügen.
🏅 Endergebnisse
Sobald Sie Ihre Namenskonvention über die Richtlinienausführung aktiviert haben, wird sie auf die Vorlagen angewendet, die die entsprechenden Kriterien erfüllen.
In unserem Fall können Sie sehen, dass der Mitarbeiter „Medea" als Team-Namen angegeben hat; da wir jedoch eine Namenskonventions-Richtlinie hinzugefügt haben, die auf diese Vorlage angewendet wird, fügt das System „P_" als Präfix hinzu, während „VCL Capital" (Kundenname) und „Marketing" (Vorlagenname) als Suffixe hinzugefügt werden.
🎯 Bewährte Praktiken
Jetzt, da Sie genau wissen, wie Sie Namenskonventionen einrichten, können wir uns der administrativen Seite widmen und einige bewährte Praktiken erkunden, die Ihnen helfen, Ihre Governance auf die nächste Stufe zu heben.
1. Verwenden Sie ein einheitliches Schema
Etablieren Sie ein einheitliches Benennungsmuster, um Klarheit und Struktur zu bewahren, wie zum Beispiel:
[Abteilung]_[Projekt]_[Thema]
Beispiel: Marketing_Website_Relaunch
2. Halten Sie Teamnamen kurz
Verwenden Sie prägnante Namen (idealerweise unter 30 Zeichen), damit sie in der Teams-Seitenleiste vollständig sichtbar sind. Microsoft Teams hat ein technisches Limit von 30–36 Zeichen, abhängig von der Groß-/Kleinschreibung.
3. Verwenden Sie Präfixe
Präfixe helfen Ihnen, Teams nach Funktion zu kategorisieren:
ABT_ für Abteilungsteams (z. B. ABT_Marketing_Kampagnen)
P_ für Projektteams (z. B. P_Website_Relaunch_2024)
AG_ für Arbeitsgruppen (z. B. AG_Digitalisierung)
4. Verwenden Sie Suffixe
Suffixe können zusätzlichen Kontext liefern:
Region: _DE, _EU, _APAC
Status: _AKTIV, _ARCHIV, _TEMP
Priorität: _P1, _P2, _P3
Beispiel: Vertrieb_DACH_Q1_2024
5. Vermeiden Sie Sonderzeichen oder Emojis
Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen und Emojis, da sie später technische Probleme verursachen können (z. B. in SharePoint-URLs) und die Durchsuchbarkeit beeinträchtigen. Verwenden Sie stattdessen Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.
6. Stellen Sie Eindeutigkeit sicher
Machen Sie Teamnamen eindeutig, indem Sie verschiedene Elemente wie Standort, Jahr oder Abteilung hinzufügen.
Beispiel: Vertrieb_DACH_Q1_2024
7. Verwenden Sie Begriffe und Abkürzungen einheitlich
Definieren und erzwingen Sie unternehmensweite Abkürzungen (z. B. HR für Personalwesen), um Verwirrung zu vermeiden und die Wiedererkennung zu verbessern.
8. Überprüfen Sie Namenskonventionen regelmäßig
Bewerten Sie Ihre Benennungsregeln alle paar Monate neu, um sicherzustellen, dass sie noch mit der Struktur Ihrer Organisation übereinstimmen und von Ihren Mitarbeitern befolgt werden.
💡 Zusätzliche Tipps & Tricks
Präfixe und Suffixe fügen selbst keine Trennzeichen hinzu, daher wird dringend empfohlen, nach jeder neuen Präfix-/Suffix-Zeile einen Unterstrich oder ein anderes Symbol Ihrer Wahl hinzuzufügen.
Namenskonventionen können je nach Ihrer Richtlinienkonfiguration auf mehrere Vorlagen angewendet werden.
👣 Nächste Schritte
Jetzt, da Sie Ihre Namenskonventionen erstellt haben, können Sie sie über Richtlinienpakete anwenden oder Lebenszyklus-Richtlinien einrichten.
Wir empfehlen, hier zu beginnen:
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