Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Vorbedingungen für die Struktur aller Teams festzulegen, die innerhalb Ihrer Organisation erstellt werden.
Sie können angeben, welche Kanäle, Mitglieder und Widgets standardmäßig Teil des zukünftigen Teams sein sollen, und diese im Nachhinein einfach verwalten.
Wenn ein Benutzer ein Team erstellen möchte, ist er auf die Auswahl der von Ihnen erstellten Vorlagen beschränkt, wodurch sichergestellt wird, dass alle zukünftigen Teams Ihrer vordefinierten Struktur entsprechen.
Sie können Ihren Vorlagen auch verschiedene Metadatenfelder hinzufügen. Diese werden von den Benutzern beim Anfordern von Teams ausgefüllt und helfen Ihnen, nützliche Informationen zu sammeln.
Diese Felder können sogar an bestimmte Governance-Richtlinien geknüpft werden; beispielsweise können Sie eine Lebenszyklus-Richtlinie auf ein Kalenderfeld „Startdatum" stützen und das Team automatisch archivieren, sobald ein bestimmter Schwellenwert überschritten ist.
⚙️ Vorlagen erstellen
Sie können in Teams Manager zwei Arten von Vorlagen erstellen:
Leere Vorlagen – Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine leere Vorlage, bei der sie selbst über die Kanal-Struktur, Widgets usw. bestimmen können.
Importierte Vorlagen – Enthalten standardmäßige Kanäle, Chats, Notizen/Planner-Widgets oder andere Tabs, die Sie hinzufügen möchten. Sie basieren immer auf einem bestehenden Team.
📋 Eine leere Vorlage erstellen
Zur Veranschaulichung erstellen wir eine „Projekt"-Vorlage, die als Grundlage für Projektdiskussions-Teams dienen wird.
Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Vorlagen und klicken Sie auf Vorlage erstellen.
Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie verschiedene Vorlagentypen auswählen können. Wählen Sie Team aus dem Menü und geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihre Vorlage an.
Klicken Sie auf Erstellen, um die Vorlage zu speichern.
Ihre neu erstellte Vorlage wird unter dem Abschnitt Aktive Vorlagen auf der Seite Teams Manager Vorlagen angezeigt.
⬇️ Vorlagen basierend auf bestehenden Teams erstellen
Das Importieren aus bestehenden Teams bietet Ihnen die Möglichkeit, Benutzern mehr Struktur zu geben, mit standardmäßigen Kanälen, Chats, Notizen/Planner-Widgets oder anderen gewünschten Tabs.
Erstellen Sie zunächst ein reguläres Team außerhalb von Teams Manager und konfigurieren Sie es nach Ihren Wünschen.
Sobald Ihr Wunsch-Team erstellt wurde, können Sie es in eine Vorlage umwandeln, indem Sie zu ≡ > Einstellungen > Vorlagen navigieren und die Option Aus bestehendem Team importieren auswählen.
Wahrscheinlich möchten Sie nach dem Import einige Änderungen vornehmen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche ⋯ daneben und wählen Sie Vorlage konfigurieren aus dem Dropdown-Menü.
❗Beachten Sie, dass Änderungen am Team nach dem Import nicht in der entsprechenden Vorlage widergespiegelt werden.
✅ Metadatenfelder erstellen
Metadatenfelder fügen zusätzliche Schritte für Benutzer hinzu, wenn sie Vorlagen auswählen.
Es gibt verschiedene Optionen, mit denen Sie den Anfrageprozess mit Text-, Zahlen-, Personen-, Dropdown- und Kontrollkästchen-Feldern anpassen können.
Metadaten haben über das Sammeln zusätzlicher Informationen hinaus weitere Verwendungsmöglichkeiten und sind entscheidend, wenn Sie Governance-Richtlinien durchsetzen. Beispielsweise können Sie Kalenderfelder an Lebenszyklus-Richtlinien knüpfen und diese nach einer bestimmten Zeit automatisch archivieren.
Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Expertenmodus > Metadaten und klicken Sie auf + Feld erstellen, um zu beginnen.
Sie werden zum Menü Metadatenfeld erstellen weitergeleitet, wo Sie die Eigenschaften des Feldes festlegen können.
Name – Beschreibt den Zweck des Feldes für den Endbenutzer, der es ausfüllt.
Typ – Bestimmt, wie der Benutzer mit dem zukünftigen Feld interagiert.
Beschreibung – Ermöglicht es Ihnen, beim Anzeigen verschiedener Metadaten im entsprechenden Tab in den Einstellungen mehr Kontext zu erhalten.
Standardwert – Bestimmt die Informationen, die das Feld vorab ausfüllen, wenn der Endbenutzer es sieht.
Bearbeitbar von – Ermöglicht es Ihnen, die Gruppe auszuwählen, die das Feld bearbeiten kann, ob alle, Administratoren oder Teambesitzer.
Beispielsweise können Sie ein Kundenname-Textfeld erstellen, damit Benutzer angeben, für wen das Projekt bestimmt ist, oder ein Startdatum-Datumsfeld hinzufügen, mit dem sie angeben können, wann das Projekt beginnt.
Sie können das Team sogar automatisch nach Ablauf dieser Lebensdauer archivieren, wenn Sie mit Lebenszyklus-Richtlinien arbeiten.
💡 Wir empfehlen dringend, mit diesen Optionen zu experimentieren und verschiedene Felder zu erstellen, um zu sehen, wie sie Ihre Governance-Struktur verbessern können.
🪢 Metadaten zu Vorlagen hinzufügen
Sobald Sie Ihre Metadaten erstellt haben, ist es an der Zeit, sie einer Vorlage zuzuweisen. Es gibt zwei verschiedene Wege, und der bessere hängt von Ihren persönlichen Vorlieben ab.
1. Metadaten-Seite
Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Expertenmodus > Metadaten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Metadatenfeldern, die Sie einer bestimmten Vorlage zuweisen möchten.
Klicken Sie auf Felder zur Vorlage hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Vorlagen-Seite
Navigieren Sie zu ≡ > Einstellungen > Vorlagen. Sie sehen eine Liste aller erstellten Vorlagen.
Klicken Sie auf + Vorhandenes Feld hinzufügen, wählen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
🏅 Endergebnis
Sobald der Benutzer seine Anfrage einreicht, sieht er einen zusätzlichen Bildschirm mit den von Ihnen festgelegten Metadatenfeldern.
In unserem Fall fordern wir den Kundennamen, die Anzahl der Aufgaben, das Startdatum, den Projektmanager/Typ und ob das Projekt intern und von der Abteilung genehmigt ist an.
Sobald der Administrator die Anfrage genehmigt, kann er alle vom Benutzer bereitgestellten Informationen einsehen und ändern:
👣 Nächste Schritte
Sie fragen sich, wie es weitergeht? Wir empfehlen, hier fortzufahren:
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