SharePoint ListSync ist ein nützliches Tool für Administratoren, um alle ihre Teams an einem Ort zu verfolgen. Sobald die Funktion aktiviert ist, werden automatisch Einträge für jedes auf dem Tenant erstellte Team angelegt.
Sie haben sogar die Möglichkeit, die Team-Erstellung direkt über die SharePoint-Website auszulösen.
Lassen Sie uns gemeinsam einen genaueren Blick auf die ListSync-Funktionalität werfen, um vollständig zu verstehen, wie Sie sie optimal nutzen können.
📋 Voraussetzungen
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie:
Ein Teams Manager-Konto auf Enterprise-Ebene. Sie können Ihren Lizenzstatus bei Ihrem Account-Manager überprüfen oder uns unter [email protected] kontaktieren.
Eine SharePoint-Website, die ausschließlich für diesen Zweck bestimmt ist.
📜 ListSync einrichten
Navigieren Sie zu Einstellungen > Expertenmodus > SharePoint-Inhalte > Mit SharePoint-Liste synchronisieren.
Aktivieren Sie den Schalter Synchronisierung mit einer Liste in SharePoint.
Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Website und kopieren Sie den letzten Teil der URL, direkt nach sites/, und fügen Sie ihn in das erste Feld ein.
Klicken Sie auf Website validieren. Wenn Sie ein grünes Häkchen neben dem Textfeld sehen, können Sie fortfahren.
Geben Sie einen Namen für Ihre Liste ein. In unserem Fall nennen wir sie SharePoint ListSync.
Klicken Sie auf Liste validieren. Beachten Sie, dass dieser Name nicht mit einer bereits vorhandenen Liste auf dieser SharePoint-Website übereinstimmen darf.
Klicken Sie auf Synchronisieren, wenn Sie bereit sind.
Der Synchronisierungsprozess dauert eine gewisse Zeit; je mehr Spaces auf dem Tenant vorhanden sind, desto länger dauert es.
Sobald der Synchronisierungsprozess abgeschlossen ist, sehen Sie die entsprechende Benachrichtigung auf der ListSync-Seite.
💡 Beachten Sie, dass das Deaktivieren oder Ausblenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview dazu führt, dass diese auch in Teams Manager nicht mehr verfügbar sind.
🏅 Endergebnisse
Nachdem unsere Liste erfolgreich synchronisiert wurde, navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Website und gehen Sie zur Registerkarte Websiteinhalte.
Sie sehen Ihre neu erstellte Liste, die alle Informationen zu allen Spaces auf Ihrem Tenant enthält. Jedes Mal, wenn ein neuer Space erstellt wird, wird er der Liste hinzugefügt.
Jeder Eintrag in der Liste kann erweitert werden, um weitere Details anzuzeigen. Es ist auch möglich, Spaces direkt über die Liste zu erstellen, indem Sie in der oberen linken Ecke auf + Neu klicken und eine Vorlage auswählen.
Wenn Sie ein Team über die Listen-Oberfläche erstellen, wird keine Anfrage dafür eingereicht; stattdessen erscheint es sofort auf Ihrem Tenant.
💡 Beachten Sie, dass archivierte und gelöschte Teams nicht automatisch aus der Liste entfernt werden.
🤔 Wichtige Hinweise
Die ListSync-Funktion befindet sich noch in der Beta-Phase, daher gibt es einige mögliche Besonderheiten, die Sie für ein reibungsloses Erlebnis beachten sollten.
Bitte ändern Sie KEINE der Spalten und bearbeiten Sie keine anderen Teile der Liste über die Microsoft-Oberfläche. Diese Liste wird in dem exakten Format erstellt, das Teams Manager erwartet; jede Änderung an der Formatierung kann die Liste möglicherweise unbrauchbar machen.
Wenn Sie einen Synchronisierungsfehler auf der ListSync-Seite in Teams Manager erhalten, müssen Sie die Liste trennen und eine neue verbinden. Es gibt eine Option, die vorhandenen Daten in der Liste beizubehalten, falls Ihnen das wichtig ist.
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