Regeln wie Namenskonventionen und Lebenszyklen bilden eine hervorragende Grundlage für gut strukturierte Arbeitsbereiche. Wenn Sie jedoch eine wirklich effektive Governance anstreben, sollten Sie das Vier-Augen-Prinzip implementieren und einen gründlichen Genehmigungsprozess einrichten.
Mit Teams Manager muss ein Benutzer, der eine neue Anfrage für ein Team einreicht, die von Ihnen erstellten Metadaten-Felder ausfüllen. Abhängig von Ihrer Richtlinieneinrichtung können bestimmte Metadaten ein bestimmtes Richtlinienpaket auf das Team anwenden.
Sobald die Anfrage des Benutzers abgeschlossen ist, erhält der Administrator (oder die Genehmigungsgruppe/Benutzerprinzipal) eine Adaptive Card über den Teams Manager Bot und wird aufgefordert, die Anfrage zu überprüfen.
Während dieser Überprüfung haben sie die Möglichkeit, Teamdetails zu ändern oder Kommentare für den ursprünglichen Antragsteller zu hinterlassen.
Sobald die Anfrage genehmigt wurde, wird der Administrator (oder ein Mitglied der Genehmigungsgruppe) über die erfolgreiche Erstellung des betreffenden Teams benachrichtigt.
Mit der Anfrageweiterleitung wird eine Anfrage, wenn der ursprüngliche Genehmiger sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums genehmigt oder ablehnt, an eine sekundäre Genehmigungsgruppe weitergeleitet, um sicherzustellen, dass keine Anfrage unbearbeitet bleibt.
Lassen Sie uns den Genehmigungsprozess Schritt für Schritt durchgehen, um vollständig zu verstehen, wie dieses Verfahren auf reale Arbeitsabläufe angewendet wird.
✅ Anfragen genehmigen
Navigieren Sie zum Tab Anfragen im Teams Manager, um zu beginnen.
Ihnen wird eine Liste aller aktiven Anfragen in Ihrem Tenant angezeigt.
Klicken Sie auf den Namen des angeforderten Teams, um eine Zusammenfassung der vom Benutzer angegebenen Informationen zu erhalten.
Sie gelangen zum Pop-up Anfrage aktualisieren, wo Sie die vom Benutzer angegebenen Details ändern, Besitzer und Mitglieder hinzufügen und Metadaten-Felder bearbeiten können.
Wenn Sie auf Weiter klicken, werden alle Eigenschaften des Teams angezeigt, einschließlich Basisinformationen, Metadaten und Richtlinie. Klicken Sie auf Genehmigen, um das angeforderte Team tatsächlich zu erstellen.
Sobald die Anfrage genehmigt wurde, wird das neu erstellte Team Ihrem Tenant hinzugefügt, komplett mit allen Informationen und Regeln, die Sie auf dem letzten Überprüfungsbildschirm gesehen haben.
👥 Genehmigungsgruppen erstellen
Eine Genehmigungsgruppe ist eine Sammlung von Personen innerhalb Ihrer Organisation, die neue Teams genehmigen können. Sie können beispielsweise eine Genehmigungsgruppe „Marketingabteilung" erstellen und den Personen darin erlauben, neue Marketing-Spaces zu genehmigen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigung, um zu beginnen.
Sie werden feststellen, dass bereits eine Standard-Genehmigungsgruppe vorhanden ist; Sie (der Administrator) sind deren einziges Mitglied. Mitglieder der Standard-Genehmigungsgruppe können alle Anfragen genehmigen, im Gegensatz zu anderen Genehmigungsgruppen, die Teil der entsprechenden Richtlinie sein müssen.
Klicken Sie auf + Gruppe hinzufügen, um eine neue Genehmigungsgruppe zu erstellen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Genehmigungsgruppe an und fügen Sie die Personen hinzu, die ab sofort Teams genehmigen können. Klicken Sie anschließend auf Erstellen, um Ihre Gruppe zu speichern.
Das bloße Erstellen einer Gruppe gewährt ihren Mitgliedern nicht automatisch die Möglichkeit, Teams zu genehmigen; Sie müssen diese neu erstellte Genehmigungsgruppe in einem Richtlinienpaket angeben.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Richtlinien und klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie noch keine Richtlinie haben, können Sie einfach eine erstellen.
Sobald Sie sich auf dem Bildschirm Richtlinienpaket bearbeiten befinden, klicken Sie auf Weiter, bis Sie beim Genehmigungsschritt angelangt sind.
Hier können Sie:
Genehmigungen generell aktivieren/deaktivieren, indem Sie den Status des Schalters Anfrage- und Genehmigungsablauf aktivieren ändern.
Auswählen, ob Anfragen an eine Genehmigungsgruppe oder den Vorgesetzten des Antragstellers gesendet werden, und Ihre neu erstellte Genehmigungsgruppe für alle Teams auswählen, die über die Vorlage erstellt werden, die diese Richtlinie steuert.
Eine Ersatz-Genehmigungsgruppe für den Fall festlegen, dass der Antragsteller keinen in Entra ID angegebenen Vorgesetzten hat.
Anfrageweiterleitung aktivieren.
🔒 Sicherheitsgruppen als Genehmiger festlegen
Teams Manager ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Genehmigungsgruppe auf einer bestehenden Microsoft Entra-Sicherheitsgruppe zu basieren.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigung > + Gruppe hinzufügen, geben Sie den gewünschten Namen und die Beschreibung an und tippen Sie den Namen der bevorzugten Sicherheitsgruppe in das Feld Genehmiger ein.
Durch die Auswahl einer Microsoft Entra-Sicherheitsgruppe im Feld Genehmiger werden automatisch alle Mitglieder zur neu erstellten Genehmigungsgruppe hinzugefügt.
⏩ Anfrageweiterleitung und Vorgesetzten-Genehmigung
Was passiert, wenn Genehmiger eine Anfrage vergessen oder ignorieren? Bisher mussten Antragsteller selbst einen Genehmiger ausfindig machen. Mit der Anfrageweiterleitung können Sie eine zusätzliche Genehmigungsgruppe zuweisen, um sicherzustellen, dass keine Anfrage unbearbeitet bleibt.
Zusätzlich gibt es die Vorgesetzten-Genehmigung, die es Ihnen ermöglicht, Genehmigungen an den Vorgesetzten des Antragstellers (in Entra festgelegt) zu delegieren.
Das bedeutet, dass Vorgesetzte Anfragen genehmigen können, die aus ihren Abteilungen stammen, wodurch der Genehmigungsprozess in Ihrer gesamten Organisation vereinfacht wird.
🧩 Logik der Anfrageweiterleitung
Der Anfrageweiterleitungsablauf stellt sicher, dass für jede Anfrage Ersatz-Genehmigungsebenen vorhanden sind.
Es gibt zwei mögliche Szenarien:
Reguläre Anfrageweiterleitung – Es gibt eine Genehmigungsgruppe der 1. Ebene, die die Anfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. 7 Tage) genehmigen muss. Wenn sie die Anfrage nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitraums genehmigt oder ablehnt, wird die Anfrage an die Genehmigungsgruppe der 2. Ebene weitergeleitet.
Anfrageweiterleitung mit Vorgesetzten-Genehmigung – Die Anfrage geht direkt an den Vorgesetzten des Antragstellers (in Entra festgelegt). Wenn der Antragsteller keinen zugewiesenen Vorgesetzten hat, geht sie an die Ersatz-Genehmigungsgruppe der 1. Ebene. Wenn der Vorgesetzte oder die Ersatzgruppe die Anfrage nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums genehmigt oder ablehnt, wird sie an die Genehmigungsgruppe der 2. Ebene weitergeleitet.
⚙️ Einrichtung der Anfrageweiterleitung
Die Anfrageweiterleitung kann beim Erstellen oder Bearbeiten eines Richtlinienpakets im Schritt Genehmigung eingerichtet werden.
So wird es gemacht:
Beginnen Sie mit dem Erstellen oder Bearbeiten eines Richtlinienpakets und gelangen Sie zum Schritt Genehmigung.
Stellen Sie sicher, dass der Schalter Anfrage- und Genehmigungsgruppe aktivieren aktiviert ist (wenn Sie ihn deaktivieren, werden Teams unter diesem Richtlinienpaket sofort erstellt).
Wählen Sie aus, wohin Sie die Anfragen senden möchten: an eine Genehmigungsgruppe oder den Benutzerprinzipal (Vorgesetzten). Wenn Sie Letzteres gewählt haben, wählen Sie auch eine Ersatz-Genehmigungsgruppe der 1. Ebene (diese Gruppe übernimmt, wenn der Antragsteller keinen zugewiesenen Vorgesetzten hat).
Stellen Sie sicher, dass der Schalter Genehmigung der 2. Ebene aktivieren eingeschaltet ist.
Legen Sie die Antwortzeit der 1. Ebene fest. Dies ist der Zeitrahmen, innerhalb dessen die Genehmiger der 1. Ebene die Anfrage genehmigen oder ablehnen müssen, bevor sie an die Genehmigungsgruppe der 2. Ebene weitergeleitet wird.
Klicken Sie auf Weiter und schließen Sie den Rest Ihres Richtlinienpakets ab.
Das war's, Sie haben die Anfrageweiterleitung erfolgreich aktiviert.
💼 Vorgesetzte zuweisen
Wenn Sie möchten, dass Vorgesetzte die Anfragen genehmigen, die in ihren Abteilungen entstehen, müssen Sie sicherstellen, dass alle oder die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter einen zugewiesenen Vorgesetzten in Entra ID haben.
So wird es gemacht:
Melden Sie sich beim Microsoft Entra Admin Center an.
Navigieren Sie über die Seitenleiste zu Entra ID > Benutzer.
Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.
Wählen Sie oben den Tab Stelleninformationen.
Klicken Sie auf + Vorgesetzten hinzufügen und wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als Vorgesetzten zuweisen möchten.
Klicken Sie auf Auswählen und Speichern.
Wenn dieser Benutzer nun eine Anfrage für eine Vorlage mit einer Vorgesetzten-Genehmigungsrichtlinie einreicht, erhält der zugewiesene Vorgesetzte seine Anfrage.
🏅 Endergebnis
Sobald Genehmigungsgruppen und Anfrageweiterleitung eingerichtet sind:
Die ursprüngliche Anfrage wird an die entsprechende Genehmigungsgruppe/den Vorgesetzten des Benutzers gesendet (bei regulärer einstufiger Genehmigung) oder an die festgelegte Genehmigungsgruppe der 1. Ebene/den Vorgesetzten des Benutzers (bei Anfrageweiterleitung).
Wenn der Benutzer keinen zugewiesenen Vorgesetzten hat, wird seine Anfrage an die Ersatz-Genehmigungsgruppe gesendet.
Wenn der Vorgesetzte oder die Genehmigungsgruppe die Anfrage nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums genehmigt oder ablehnt, wird sie an die Genehmigungsgruppe der 2. Ebene weitergeleitet.
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