Wenn Teams Manager ein neues Team basierend auf einem Vorlagen-Team bereitstellt, müssen die Daten des Vorlagen-Teams über die API im Namen des Benutzers ausgelesen werden, der das Team genehmigt/erstellt.
Damit dies funktioniert, muss der jeweilige Benutzer (Genehmiger/Team-Ersteller) vorübergehend zum Vorlagen-Team hinzugefügt werden, um die erforderlichen Daten auszulesen. Anschließend wird dieser Benutzer automatisch wieder entfernt.
Dieser Ansatz ist auf technischer Ebene notwendig, hat jedoch einen leicht störenden Nebeneffekt: Jedes Mal, wenn ein Benutzer zum Vorlagen-Team hinzugefügt wird, erhält er eine Benachrichtigungs-E-Mail von Microsoft. Wie Sie sich vorstellen können, kann die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten, je nach Anzahl der Teams, die Sie im Laufe des Tages genehmigen/erstellen, überwältigend werden.
Leider bietet Microsoft keine Möglichkeit, diese Benachrichtigungs-E-Mails programmatisch zu deaktivieren. Sie können jedoch für jedes Vorlagen-Team manuell deaktiviert werden.
🛡️ Willkommens-E-Mails über PowerShell deaktivieren
Dieser Schritt kann von M365-Administratoren mit PowerShell durchgeführt werden.
Öffnen Sie PowerShell als Administrator.
Geben Sie „Connect-ExchangeOnline" ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Melden Sie sich bei Ihrem Admin-Konto an.
Führen Sie den unten angegebenen Befehl aus und ersetzen Sie „Template Name" durch den Namen der Vorlage, für die Sie die Nachricht deaktivieren möchten.
# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
# Define variable for M365 group name
$GroupName = "Template Name"
# Disable the welcome message
Set-UnifiedGroup -Identity $GroupName -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$false
# Check if welcome message enabled
# Check if welcome message enabled Get-UnifiedGroup -Identity $GroupName | Select-Object Name, DisplayName, PrimarySmtpAddress, WelcomeMessageEnabled
💡 Beachten Sie, dass es einige Stunden dauern kann, bis diese Änderungen wirksam werden. Geraten Sie also nicht in Panik, wenn es nicht sofort funktioniert.
📧 Willkommens-E-Mails über Outlook filtern
Wenn Sie die PowerShell-Methode nicht verwenden können oder keine Administratorrechte haben, können Sie die Willkommens-E-Mails auch deaktivieren, indem Sie sie direkt in Outlook filtern.
💡 Beachten Sie, dass die Webversion von Outlook keine Textfilter für den Nachrichtentext unterstützt, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Problemumgehung sind. Daher ist diese Methode nur für Desktop-Benutzer relevant, die Outlook über die entsprechende App nutzen.
So können Sie es machen:
1. Klicken Sie auf … in der oberen rechten Ecke Ihres Outlook-Clients und wählen Sie Regeln > Regeln verwalten.
2. Klicken Sie im Popup auf Neue Regel hinzufügen.
3. Wählen Sie einen Namen für Ihre Regel. Wir empfehlen etwas wie „Vorlagen-Willkommensmail-Filter", damit es nicht mit etwas anderem verwechselt wird.
4. Wählen Sie Betreff oder Textkörper enthält aus dem Feld Bedingung hinzufügen.
5. Geben Sie „[Vorlagenname] Group" in das Textfeld darunter ein und ersetzen Sie [Vorlagenname] durch den Namen der Vorlage, für die Sie keine Nachrichten mehr erhalten möchten.
6. Sie können auf Weitere Bedingung hinzufügen klicken, um dies für mehrere Vorlagen durchzuführen.
7. Wählen Sie Löschen aus dem Feld Aktion hinzufügen.
8. Klicken Sie auf Speichern.
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